Datenschutz-Hinweise
1. Wer ist verantwortlich?
Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten ist der Fotoclub Regenstauf e.V. Anfragen zum Datenschutz richtest du an: info@fotoclub-regenstauf.de
2. Welche Daten werden verarbeitet?
Im Rahmen des Uploads für die Jahresausstellung 2026 verarbeiten wir:
- Name und E-Mail-Adresse der einreichenden Person
- Optionale Angaben: Telefonnummer, Website, Instagram-Profil
- Bildtitel, Format- und Druckmedium-Auswahl, Preisangabe
- Die hochgeladene Bilddatei sowie automatisch erstellte Vorschaubilder
- Technische Bilddaten (Auflösung, Dateiname, Dateigröße, MIME-Typ)
- In der Bilddatei ggf. enthaltene EXIF-Daten (Kameramodell, Aufnahmedatum, ggf. GPS-Koordinaten) – diese werden serverseitig nicht aktiv ausgewertet, verbleiben aber in der Originaldatei
- Zeitstempel des Uploads sowie technische Verbindungsdaten
Hinweis zu GPS-Daten: Wenn deine Kamera oder dein Smartphone GPS-Koordinaten in die Bilddatei schreibt, sind diese im Original gespeichert. Möchtest du das vermeiden, entferne die EXIF-Daten vor dem Upload (z. B. mit einem kostenlosen EXIF-Tool oder direkt in deiner Bildbearbeitungssoftware).
3. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage?
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Organisation und Durchführung der Jahresausstellung 2026 des Fotoclub Regenstauf e.V., insbesondere zur:
- Auswahl und Vorbereitung der Ausstellungsbilder
- Beauftragung des Drucks beim zuständigen Druckdienstleister
- Erstellung von Beschriftungskarten und Ausstellungsunterlagen
- Rückfragen im Zusammenhang mit deiner Einreichung
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen) in Verbindung mit dem Vereinszweck sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), die du durch Bestätigung der Pflicht-Checkboxen im Formular erteilst.
4. Wer hat Zugriff auf die Daten?
Zugriff erhalten ausschließlich:
- Berechtigte Administratoren und Vorstandsmitglieder des Fotoclub Regenstauf e.V.
- Der Druckdienstleister, dem deine Bilddatei und die nötigen Angaben (Format, Druckmedium) für die Produktion übermittelt werden
- Der Webhoster (technischer Auftragsverarbeiter), bei dem die Dateien gespeichert sind
Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
5. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die hochgeladenen Daten und Bilder werden für die Dauer der Ausstellungsvorbereitung und -durchführung gespeichert und anschließend gelöscht. Eine dauerhafte Archivierung oder Datensicherung der hochgeladenen Originaldateien wird nicht zugesichert. Bitte bewahre immer eine eigene Sicherungskopie deiner Bilder auf.
6. Technische Schutzmaßnahmen und Restrisiken
Der Fotoclub Regenstauf e.V. trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten, insbesondere:
- Verschlüsselte Übertragung via HTTPS
- Zugriffsbeschränkungen und Passwortschutz für den Administrationsbereich
- Gesperrte Verzeichnisse für hochgeladene Dateien (kein öffentlicher Direktzugriff)
- Rollenbasierte Berechtigungen (nur autorisierte Personen sehen die Einreichungen)
Hinweis auf Restrisiken: Bei internetbasierten Diensten kann kein absoluter Schutz garantiert werden. Es besteht ein Restrisiko, dass Daten durch technische Fehler, Fehlbedienung, unberechtigte Weitergabe von Zugangsdaten, Angriffe Dritter, Sicherheitslücken, versehentliches Löschen oder sonstige technische Störungen verloren gehen, verändert werden oder unbefugten Personen bekannt werden. Bitte lade daher keine Bilder hoch, die du nicht bereit bist, im beschriebenen Rahmen zu teilen, und bewahre immer eine eigene Sicherungskopie auf.
7. Urheberrecht und Rechte Dritter
Mit dem Upload versicherst du, dass du als Fotografin bzw. Fotograf die erforderlichen Urheberrechte an den eingereichten Bildern besitzt. Sofern auf den Bildern erkennbare Personen abgebildet sind, versicherst du außerdem, dass du die erforderlichen Einwilligungen dieser Personen für die Nutzung im Rahmen der Ausstellung eingeholt hast oder ein sonstiger Rechtfertigungsgrund (z. B. § 23 KUG) vorliegt.
8. Deine Rechte
Du hast nach Maßgabe der DSGVO folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten von dir verarbeitet werden
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Unrichtige Daten korrigieren lassen
- Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung deiner Einreichung über „Bilder verwalten" oder per E-Mail an info@fotoclub-regenstauf.de
- Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Verarbeitung einschränken lassen
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Gegen die Verarbeitung Widerspruch einlegen
- Beschwerde: Beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), www.lda.bayern.de